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Löhne, die passen. Prozesse, die laufen.
Rechtssicher, digital und termingetreu – von der Abrechnung bis zur Meldung.
Digitale Personalakten & DSGVO-konforme Ablage
Automatisierte Lohnläufe & gesetzeskonforme Abrechnung
Echtzeit-Zugriff auf Abrechnungen, Bescheinigungen & Reports
WISSEN KOMPAKT
Die Welt der
Lohn- & Gehaltsabrechnung –
einfach erklärt
Einführung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist in jedem Unternehmen ein unerlässlicher, aber auch zeitintensiver Vorgang, der zudem umfangreiches Fachwissen erfordert. Dieses gilt es zudem stets auf dem aktuellen Stand zu halten, da die gesetzlichen Vorgaben stetigen Veränderungen ausgesetzt sind.
Nur so ist gewährleistet, dass alle Komponenten der Entgeltabrechnung korrekt berücksichtigt werden und unangenehme Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung vermieden werden.
Durch das Outsourcing der Entgeltabrechnung geben Sie diese Verantwortung in unsere Hände und sparen sowohl Zeit als auch Kosten ein. Als Ansprechpartner zu allen Themen rund um die Abrechnung kümmern wir uns professionell um die Einhaltung aller Fristen, stehen Ihren Mitarbeitern bei Rückfragen zur Verfügung und bieten Ihnen darüber hinaus Beratungsleistungen zur Optimierung Ihrer Abrechnungsprozesse.
Wir erfassen und pflegen alle abrechnungsrelevanten Daten, übernehmen Posten aus Ihrem Zeiterfassungssystem und sorgen für ein reibungsloses Melde- und Bescheinigungswesen.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs und versenden die monatlichen Lohnabrechnungen an alle Mitarbeiter (gerne auch digital).
ABLAUF
Von der Stechuhr zum Lohnschein - Unser Outsourcing im Einklang mit der modernen Arbeitswelt
Lohn- & Gehaltsabrechnung auslagern – einfach, sicher und effizient: Unser bewährter Ablauf bringt Ihre Personalabrechnung schnell in geordnete Strukturen. In drei klaren Schritten starten wir unsere digitale Zusammenarbeit, die entlastet, Vertrauen schafft und Ihre internen Prozesse stärkt.
Start & Einrichtung
Zu Beginn prüfen wir gemeinsam Ihre Anforderungen und bestehenden Prozesse: Sind Vorsysteme, zum Beispiel für die Zeiterfassung, im Einsatz? Welche Schnittstellen werden für einen reibungslosen Ablauf benötigt?
Außerdem richten wir Ihnen den Zugriff auf unsere web-basiert Austauschplattform ein.
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Laufende Abrechnung
Sind alle Grundlagen gelegt, übernehmen wir die laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Sie. Monat für Monat zuverlässig, pünktlich und fehlerfrei – inklusive gesetzlicher Meldungen, Bescheinigungswesen und Rückfragenservice. Sie stellen lediglich die relevanten Informationen und Änderungen bereit – wir erledigen den Rest.
2
Klarheit & Anpassung
Sie erhalten Ihre Abrechnungen und Archivdaten zentral über unsere Plattform. Mitarbeitende greifen digital auf ihre Unterlagen zu – oder erhalten sie klassisch per Post. Ihnen fehlen Einblicke in die Personalkosten oder HR-Kennzahlen? Gemeinsam finden wir die optimalen Reports, die wir zukünftig im vereinbarten Turnus für Sie erstellen und ablegen.
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UNSER SYSTEM
SAGE HR-Suite /
Mitarbeiterportal
Wir machen HR-Prozesse einfacher und direkter: Mitarbeitende und Führungskräfte werden aktiv eingebunden, Routineaufgaben laufen automatisiert und Abläufe werden kürzer und transparenter. Das stärkt die Kommunikation im Team und sorgt für mehr Klarheit im Alltag.
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Unser HR-Portal – digitale Effizienz und doppelte Vorteile
Wenn Sie sich für die Nutzung unseres HR-Portals entscheiden, profitieren Sie doppelt: Zum einen durch schlanke, digitale Prozesse, zum anderen durch eine direkte Übernahme bestimmter Daten in die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Urlaubsanträge werden beispielsweise automatisch in die Abrechnung übernommen, Adressänderungen können Mitarbeitende selbstständig einpflegen – ohne Umwege über die Personalabteilung.
Doch das ist erst der Anfang: In unserem Mitarbeiterportal stehen zahlreiche weitere Funktionen zur Verfügung, die sowohl Mitarbeitende als auch HR-Verantwortliche entlasten:
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Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung – einfach digital beantragen, genehmigen und direkt in die Abrechnung übernehmen.
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Dokumentencenter – Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf relevante Unterlagen wie Lohnscheine oder Bescheinigungen.
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Stammdatenpflege – Adress- oder Bankdaten können von Mitarbeitenden selbstständig aktualisiert werden.
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HR-Verwaltung – Verantwortliche können Mitarbeitende verwalten, Urlaube freigeben und Prozesse im Blick behalten.
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Teamfunktionen – Geburtstage einsehen und das Miteinander im Unternehmen fördern.
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Erweiterbarkeit – Einbindung zusätzlicher Links, z. B. zum Intranet, für noch mehr zentrale Übersicht.
Damit schaffen wir ein System, das nicht nur Prozesse digitalisiert, sondern echte Mehrwerte für alle Beteiligten bietet – von Mitarbeitenden über HR bis hin zur Geschäftsführung.
FRAGEN & ANTWORTEN
Noch Fragen? Wir haben die Antworten
Hier finden Sie präzise Antworten zu Payroll, Gehaltsabrechnung und gesetzlichen Vorgaben - verständlich, verlässlich und auf den Punkt
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für die Lohnabrechnung benötigen wir verschiedene Stammdaten wie Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Informationen zu den Vergütungsbestand-teilen.
Die Stammdaten können Sie entweder aus Ihrem bisherigen Abrechnungssystem exportieren oder uns die Lohnkonten und -journale zur Verfügung stellen.
Für neu gegründete Unternehmen stellen wir eine Checkliste bereit.
Wie werden sensible Daten geschützt?
Welche Fristen muss ich beachten?
Die Übermittlung der Beitragsschuld an die Krankenkassen muss bis 00:00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats erfolgen. Die Lohnsteueranmeldung hat bis zum 10. Tag des Folgemonats Zeit.
Gemeinsam mit Ihnen vereinbaren wir einen Stichtag, bis wann wir die Abrechnungsunterlagen benötigen, um eine pünktliche und fehlerfreie Abrechnung zu garantieren.
Auch eine Schätzung der Beitragsnachweise ist möglich. Sprechen Sie dazu gerne mit uns.
Sensible Personaldaten werden nur über unsere DSGVO-konforme Plattform ausgetauscht. Unsere Prozesse erfüllen aktuelle Datenschutzstandards und dokumentieren Zugriffe revisionssicher.
Wie werden Änderungen gemeldet?
Wer ist mein Ansprechpartner bei Rückfragen?
Neueinstellungen, Austritte oder Änderungen (z. B. Gehalt, Arbeitszeit) melden Sie digital über unsere Austauschplattform. Wir kümmern uns um die korrekte Umsetzung im nächsten Abrechnungslauf.
Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Unsere Prozesse erfüllen aktuelle Datenschutzstandards und dokumentieren Zugriffe revisionssicher.
Wie läuft die Datenübernahme ab?
Sie stellen uns die Stammdaten über unsere DSGVO-konforme Austauschplattform zur Verfügung. Diese ist ganz einfach über den Browser erreichbar.
Irfan Aliyev
Human Resources Supervisor
ARGE Uniper-ENKA Dradenau GbR
"We’ve been working with dfr GmbH for over three and a half years now, and the experience has been excellent. Dfr GmbH has consistently demonstrated a high level of professionalism in managing our payroll operations, significantly streamlining our payroll processes and saving us both time and resources. Their efficient systems ensure accuracy, compliance, and punctual delivery, which are critical for business continuity. The proactive communication and professional support we receive from their team make them a valuable partner. We recommend dfr GmbH to organizations looking to enhance efficiency in payroll management."